Je kent het wel. Een vergadering die maar doorloopt, iemand die trots een PowerPoint vol grafieken deelt die niemand volgt, actiepunten die niemand oppakt. En als je eruit komt, weet je eigenlijk niet meer wat de bedoeling was.
Laat AI de agenda voorbereiden
Wie bepaalt normaal de agenda? Meestal de persoon met de grootste mond of de hoogste functie. AI kijkt niet naar hiërarchie, maar naar data. Met Microsoft Copilot of Notion AI prioriteer je agendapunten op urgentie en impact.
Een voorbeeld. Je werkt aan een productlancering en klantenservice klaagt over bugs. AI scant die feedback en stelt voor om het daar eerst over te hebben. Soms ongemakkelijk, maar wel nuttig.
Stop met zinloze notulen
Waarom zou je nog iemand opzadelen met het meest ondankbare klusje van de dag? Tools als Otter.ai of Fireflies luisteren mee en leveren na afloop een nette samenvatting.
Let wel op. AI legt alles vast, ook die opmerking over de directie die je 'off the record' dacht te maken. Ik merk dat mensen daar snel luchtig over doen, tot het terugkomt in een transcript. Wat je zegt in de vergadering, staat zwart op wit.
AI als bullshit detector
We hebben allemaal die collega die uren praat zonder iets te zeggen. AI herkent patronen in vergaderingen: wie praat het meest, wie draagt echt bij, en hoeveel tijd verdwijnt in discussies die nergens heen gaan.
Laat na een maand eens een rapport zien met de titel "Wie praat, wie presteert?". Dat verandert de toon van de volgende vergadering gegarandeerd. Een beetje ongemakkelijk misschien, maar we kwamen toch voor resultaat.
Laat AI scenario's doorrekenen
Besluiten nemen op onderbuikgevoel werkt prima in de liefde, in de boardroom een stuk minder. AI rekent scenario's vooraf door. Wat doet die kostenbesparing met je klanttevredenheid? Hoe pakt een prijsverhoging uit in verschillende markten?
ChatGPT Advanced of Google Gemini brengt de mogelijke gevolgen van je keuze snel in kaart. Je hoeft ze alleen nog te durven bekijken.
Plan de volgende vergadering, of skip hem
En dan de vraag die niemand stelt: is die volgende vergadering eigenlijk nodig? AI kan nagaan of actiepunten daadwerkelijk zijn opgevolgd. Geen actie? Dan misschien eerst wat werk verzetten voordat jullie weer gaan zitten.
Zet een automatische checklist in. Pas als 80 procent van de actiepunten af is, gaat de uitnodiging voor een nieuwe meeting eruit. Streng, maar het werkt.
Tot slot
AI is niet de vijand van menselijk contact. Wel van zinloze tijdverspilling. Dus de volgende keer dat je die Outlook-invite ziet voor een "strategische alignment meeting", vraag je even af of die uitnodiging het verdient.
Een goede vergadering draait niet om wie het hardst praat, maar om wie het best voorbereid is. Met wat hulp van AI kun jij die persoon zijn.
Wat vind jij? Wordt AI de redder van onze vergadercultuur, of de meedogenloze ontmaskeraar van onze tijdverspilling? Ik ben benieuwd naar je ervaringen in de comments.
Wil je weten hoe AI je werk slimmer en je agenda leger maakt? Kom dan op 5 juni naar het BRN AI Kennisfestival.
